Przygotowanie dokumentacji przetargowej na usługi utrzymania czystości wymaga wiedzy, doświadczenia i znajomości specyfiki branży. To proces złożony i wieloaspektowy — obejmuje nie tylko opis zakresu prac, ale również właściwe standardy jakości, dobór technologii, środków oraz wymagania organizacyjne i kadrowe.
Nieprecyzyjna lub niewłaściwie skonstruowana specyfikacja może prowadzić do wyboru oferty, która w praktyce nie zapewni wymaganej jakości, a w konsekwencji narazi zamawiającego na poważne ryzyka: zdrowotne, organizacyjne i finansowe. Dotyczy to szczególnie obiektów wrażliwych, takich jak placówki ochrony zdrowia, zakłady żywienia zbiorowego czy przetwórstwa spożywczego, ale również obiektów biurowych, centrów handlowych czy budynków użyteczności publicznej. W takich przypadkach błędy w doborze technologii i metod pracy mogą skutkować nie tylko spadkiem jakości, ale także kosztownymi uszkodzeniami mienia (np. niewłaściwą konserwacją lub zniszczeniem elementów wyposażenia i infrastruktury budynku).
Warto pamiętać, że usługi sprzątania to także obszar o dużej skali zatrudnienia. Dlatego prawidłowe zaprojektowanie postępowania przetargowego ma znaczenie nie tylko biznesowe, ale również społeczne — w tym w zakresie standardów zatrudnienia i realizacji zobowiązań publiczno-prawnych.
Zamawiający często nie dysponują wystarczającą wiedzą, aby samodzielnie przygotować dokumentację, która:
Cena nie powinna być jedynym wyznacznikiem wyboru. Prawidłowo skonstruowane kryteria oceny mogą obejmować m.in.:
Coraz większą rolę w postępowaniach przetargowych odgrywają systemy oceny jakości, certyfikaty i inne „oznakowania”, które potwierdzają spełnienie określonych standardów organizacyjnych i jakościowych.
W branży utrzymania czystości funkcjonuje m.in. program kompleksowej oceny usług „Gwarant Czystości i Higieny”, przygotowany z inicjatywy PIGC we współpracy z TÜV Rheinland Polska oraz organizacją ISSA (The Worldwide Cleaning Industry Association). Program ten — podobnie jak systemy zarządzania jakością (np. ISO 9001) — koncentruje się na standardach zarządzania, jednak jest dostosowany do realiów i charakterystyki usług sprzątania. Uwzględnia również szczególne wymagania dla branż wrażliwych, takich jak obszar medyczny i spożywczy.
Takie certyfikaty mogą być wykorzystywane w dokumentacji przetargowej jako element potwierdzający spełnienie wymagań w opisie przedmiotu zamówienia lub kryteriach oceny ofert — z zachowaniem zasad równego traktowania wykonawców i dopuszczeniem innych równoważnych rozwiązań.
Wspieramy zamawiających w przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowań na usługi utrzymania czystości — zarówno w sektorze komercyjnym, jak i w formule zgodnej z Prawem zamówień publicznych.
Pomagamy m.in. w zakresie:
Dobrze przygotowany przetarg pozwala wybrać wykonawcę, który rzeczywiście zapewni jakość, bezpieczeństwo i stabilność realizacji — zamiast pozornych oszczędności, które w praktyce mogą generować wysokie koszty i ryzyka. Nasze wsparcie pomaga zamawiającym podejmować decyzje w oparciu o standardy, doświadczenie i realne kryteria jakości.
Masz pytania?